Pomiędzy akceptacją wniosku o delegację, a zaplanowaniem i zautomatyzowanym rozliczeniem podróży służbowej istnieje kolosalna różnica

Co Ci przeszkadza w tradycyjnej obsłudze podróży służbowych?

Fizyczny obieg dokumentów

Możesz skrócić czas obiegu faktur z kilku dni do kilku godzin.Zawsze wiesz, gdzie i kogo znajdują się dokumenty wymagające działania. Brak przepisywania danych, mniej błędów i kontrola reguł oszczędzają czas.

Niepowiązane informacje miękkie

Uwalniamy ludzi od powtarzalnych czynności pomocniczych. Roboty rozdzielają dokumenty do komórek, odczytują struktury danych, sprawdzają spójność, zgodność rachunków i terminów płatności.

Manualne rozliczanie delegacji

Wszystko zgodnie hierarchią, polityką zakupową i uprawnieniami. Wiesz kto i co zamawia, która komórka ma opóźnienia, kto i co zmienił. W przypadku odstępstwa od reguł (np. Maveric Buys) system powiadomi wyśle stosowne powiadomienia.

Przepisywanie danych

Konektor KSeF automatycznie zasila obieg faktur, łącząc dane z ewentualnym duplikatem przesłanym poza KSeF. Integracja z ERP oraz narzędzia do audytu danych zapewniają bezpieczeństwo przepływu.

Jakich usprawnień możesz oczekiwać na każdym z etapów obsługi delegacji?

Planowanie i wnioskowanie to z założenia etap, w którym osoba delegowana (lub inny użytkownik w jej imieniu) uzupełnia informacje dotyczące planowanej delegacji. Kto, kiedy, dokąd, z jakiego powodu wybiera się (bądź jest delegowany) w podróż służbową. Obszary usprawnień w tym obszarze to: 

Automatyczne wyznaczanie przełożonego na podstawie struktury organizacyjnej (lub w inny sposób, zgodny w regulaminem).
Pobieranie danych pracownika z innych systemów (np. systemu kadrowego) na potrzeby automatyzowania danych na formularzu delegacji i na wydrukach.
Możliwość automatycznego uruchomienia wniosku o wypłatę zaliczki, równolegle z akceptacją delegacji.
Możliwość przypisania delegacji do wniosku, sprawy, projektu lub pisma powiązanego z delegacją.
Rozpoznawanie lokalizacji osoby delegowanej na potrzeby tworzenia planu podróży (jeśli ktoś pracuje/zamieszkuje w Łodzi, Krakowie lub Warszawie to stosowna miejscowość powinna sama się uzupełniać na planie podróży).
Monitorowanie przypadków szczególnych. Aplikacja powinna automatycznie sprawdzać, czy dla planowanej podróży nie istnieją przeszkody, które można wyliczyć na podstawie dostępnych danych, np. pracownik ma już zaplanowany urlop w tym czasie, w trakcie, tuż przed lub tuż po terminie delegacji kończy się ważność badań lekarskich lub innych dokumentów niezbędnych podczas podróży zagranicznych.
Obsługa podróży wieloetapowych (krajowych, zagranicznych, mieszanych) np. Łódź - Kraków - Warszawa (pociąg, taksówka), Helsinki, Kopenhaga, Barcelona, urlop, Berlin, Łódź (samolot, taksówka, wypożyczony skuter).

Akceptacja to krok lub ich grupa, gdy bezpośredni przełożony, właściciel budżetu, dyrektor naczelny wyrażają zgodę na podróż służbową i związane z nią koszty. Jeśli przedstawiamy wniosek o akceptację to osoba akceptująca będzie oczekiwać, że we wniosku będą dostępne wszelkie niezbędne informacje i dokumenty.

 Oszacowanie kosztów planowanej podróży. To wyjątkowa funkcjonalność modułu XANT Delegacje, który na podstawie planu podróży (krajów, miast, odległości, środków transportu, planu zakwaterowania) oblicza szacowane koszty danej podróży. Dzięki takiemu podejściu pozwalamy menedżerom lepiej szacować bilans wydatków na projekty w trakcie.
Budżet dostępny vs. budżet zamrożony. Budżet przyjęty na poszczególne projekty może uwzględniać koszty delegacji już rozliczonych, jak również delegacji w tracie, gdyż znamy ich szacunkowe koszty, które przekładają się na tzw. budżet zamrożony na delegacjach w trakcie. Znając tą wartość można łatwiej podejmować decyzję o akceptacji kolejnej delegacji w ramach tego samego projektu.
Dostęp do dokumentów uzasadniających podróży lub z nią związanych w inny sposób. Formularz delegacji może zawierać załączniki, e-maile i notatki.
Możliwość szybkiego przeglądania danych powiązanych z podróżą. Z poziomu formularza możliwe jest wskazywanie obiektów w innych modułach platformy XANT, np, wskazanie kontrahentów z systemu XANT CRM, z którym planujemy się spotkać lub wskazanie zaproszenia na spotkanie zapisanego w module XANT Korespondencja, XANT EZD.
Kontrola i powiadamianie w ryzykach związanych z podróżą, np. delegowanemu pracownikowi w okresie tygodnia od zakończenia 2-miesięcznej podróży do Szwecji kończy się ważność badań lekarskich (czytaj: nie będzie można łatwo przedłużyć tej delegacji).

‍

Organizacja to opcjonalny etap, w ramach którego wyspecjalizowana osoba lub komórka organizacyjna zajmuje się przygotowaniem podróży, rezerwacją środków transportu, noclegów, itp. Na tym etapie odbywa się intensywna komunikacja z osobą delegowaną, wymiana korespondencji, biletów lotniczych, numerów rezerwacji.

Dodawania do formularza załączników, e-maili, notatek, powiadomień.
Opcjonalne wybieranie mieszkań z firmowej bazy mieszkań służbowych.
Kontrola limitu wydatków na noclegi.
Wsparcie przy wydrukach, np. generowanie uzupełnionego danymi osoby delegowanej formularza wniosku o wydanie EKUZ, generowanie dokumentów do banku, związanych z wypłatą zaliczek.

Rozliczenie to ten etap procesu, gdzie uzyskujemy największe korzyści wynikające z automatyzacji i integracji. Osoba delegowana już w trakcie podróży może wskazywać, czy korzysta z ryczałtów na noclegi, przejazdy, korzysta ze posiłków, dodaje szczegóły etapów podróży, rejestruje wydatki oraz sposób ich ponoszenia. Te czynności są wkładem do algorytmów rozliczających podróż i generujących ewentualne wydruki. Poniżej przykładowe funkcjonalności.

Przypominanie o wymogu uzupełnienia delegacji oraz dostarczeniu oryginałów dokumentów kosztowych.
Załączanie skanów do delegacji z poziomu skanera (dokumenty kosztowe są skanowane z poziomu skanera wprost do aplikacji Delegacja, w sposób, który automatycznie podłącza je do delegacji, której dotyczą).
Automatyczne wyliczanie diet.
Obliczanie ryczałtów.
Obliczanie podatków oraz składek na ubezpieczenia społeczne (przy otrzymaniu kwot przewyższających progi ustawowe).
Generowanie gotowego wydruku kilometrówki.
Generowanie rozliczania we wszystkich walutach, w których były ponoszone wydatki związane z daną podróżą (gotowa integracja z NBP, w zakresie pobierania kursów walut).
Generowanie gotowego wydruku rozliczenia delegacji, z uwzględnieniem otrzymanych zaliczek.
Opcjonalne obliczanie kosztów mieszkania służbowego przypadającego na daną delegację.
Obsługa przypadków szczególnych rozliczeń tj. firmowe stawki diet, zmiana stawek diet w trakcie trwania podróży służbowej (np. delegacje realizowane na przełomie lat).

Księgowanie kosztów podróży służbowej to ostatni element “cyklu życia” delegacji. Aplikacja może wspierać ten etap poprzez:

Sugerowanie predekretacji kosztów na podstawie powiązania delegacji z komórkami organizacyjnymi i projektami.
Eksport delegacji jako dokument kosztowego do systemu obiegu faktur i dalsze procesowanie go typowego dokumentu kosztowego lub rozliczenia wydatków gotówkowych.
Integracja z innymi modułami XANT oraz wykorzystywanym system ERP/FK/HR.

Wybierz swoją wersję procesu

Silnik workflow stanowiący fundament całej platformy aplikacyjnej XANT umożliwia nam definiowanie lub import dowolnej definicji procesu obsługi delegacji i zaliczek, w standardzie BPMN. Możesz również skorzystać z gotowych, przygotowanych przez nas szablonów procesów, a później tylko je dostosować do swoich potrzeb. Szablony obejmuje wersje dla firm i instytucji z branży produkcyjnej, informatycznej, finansowej, edukacji i nauki, administracji publicznej i przedsiębiorstw użyteczności publicznej.

Skorzystaj z najlepszych praktyk w zakresie elektronicznej obsługi delegacji

Gdy mówimy o najlepszych praktykach, mamy na myśli nie tyle kwestie ergonomii samego procesu, ile raczej ergonomii i intuicji wykonywania określonych zadań. Skupiamy się na kolejności porządkowania sekcji i zakładek, czy dane uzupełniają się same tam, gdzie to możliwe, czy formularz logicznie dzieli informacje ze względu na ich typ, przeznaczenie oraz kolejność wprowadzania w trakcie procesu. W końcu koncentrujemy się na przejrzystości interfejsu, łatwości wyszukiwania informacji. Oznacza to minimalizm w projektowaniu interfejsu i doświadczeń użytkownika. Choć może to w początkowej fazie nosić znamiona ascezy, opłaca się w dłużej perspektywie, gdy różne grupy użytkowników potrzebują dodatkowych narzędzi i mechanizmów usprawniających ich pracę. Podejście takie pozwala uniknąć przeładowania i braku spójności, które są największym wrogiem przyjaznego i nowoczesnego interfejsu użytkownika.

Połącz proces obsługi delegacji z obiegiem dokumentów kosztowych

W zależności od tego jak księgujesz faktury stanowiące koszty delegacji możemy skomunikować moduł XANT Delegacje z modułem Faktury na różne sposoby. Możesz procesować całą delegację jako jeden dokument kosztowy (predekretować go jako wewnętrzny dowód poniesienia kosztów) lub procesować każdą fakturę osobno w module XANT Faktury i jedynie łączyć je do jednego “folderu” z poziomu aplikacji XANT Delegacje. Model wdrożenia zależy od polityki traktowania kosztów podróży służbowych przez Twoją organizację.

Możesz również usprawnić obsługę delegacji Twoich radnych

Podróże służbowe pracowników to dla części organizacji (głównie mamy na myśli jednostki samorządu terytorialnego) nie jedyne delegacje. którymi należy zarządzać. Radni jeżdżą w delegacje, delegacje te wymagają organizacji, raportowania kosztów, rozliczania i księgowania. Moduł XANT Delegacje jest dostępny również w wersji XANT Delegacje radnych, który domyślnie jest częścią rozwiązania XANT e-Urząd. Rozliczona delegacja kontynuuje obieg wedle ścieżki przewidzianej dla innych dokumentów kosztowych, takich jak faktury.

Zdecyduj samodzielnie co zrobić z potencjałem oszczędności

Cyfrowa transformacja procesów oznacza optymalizację kosztów ich realizacji. Jeśli wiesz, jak są (lub powinny być) realizowane, to możesz szukać sposobów na optymalizację logiki procesu oraz kosztów jego realizacji. Optymalizacja logiki to poszukiwania innych wersji procesów, innego zestawu kroków albo innego obsadzenia zadań opisanych przez proces.

Optymalizacja kosztów może się zacząć od sprawdzenia, czy można niewielkim kosztem oszczędzić na manualnym wykonywaniu powtarzalnych czynności o charakterze pomocniczym (przepisywani danych, przeliczanie wartości wg tego samego wzoru, uzupełnianie informacji, które gdzieś indziej zostały już wprowadzone).Optymalizując procesy, oszczędzamy czas, jaki ludzie poświęcają na wykonanie zadań w ramach tych procesów. Optymalizacja procesów to oszczędność kosztów i czasu obsługi sytuacji awaryjnych spowodowanych błędami, których można było uniknąć. Zaoszczędzony czas możesz przeznaczyć na wykonanie innych zadań tym samym zespołem, a to oznacza, że nie musisz przez pewien czas zatrudniać nowych osób, co oznacza, już konkretne oszczędności finansowe.

Twój biznes wzrasta gdy rośnie dochodowość, a to oznacza wzrost przychodów, przy jednoczesnym obniżeniu proporcji wzrostu kosztów (a nawet ich spadku w wartościach bezwględnych).

Poniżej znajdziesz przykłady obszarów, których obsługa oszczędza czas:

Obszar / funkcja

Opis mechanizmu generującego oszczędności

Wypełnianie wniosków

Dane na formularzu podpowiadają się. Przełożeni wyliczają się ze struktury, państwa podpowiadają się na podstawie wybranych miast, nazwy miast podpowiadają się ze słownika, daty początku jednego etapu uzupełniają się na podstawie daty końca poprzedniego etapu, itp.

Wydruki i papierowe formularze

Przestajesz drukować wnioski o delegacje o zaliczki, przestajesz drukować rozliczenia i akceptacje. Odpada cała masa wydruków, drastycznie zmniejsza się ilość zużywanego papieru i tonera.

Elektroniczne akceptacje

Elektroniczna akceptacja może odbywać się zdalnie, nawet gdy uczestnicy procesu nie są w tej samej lokalizacji. Po prostu kliknij w klinik i kliknij “Zaakceptuj” by pozwolić procesowi biec dalej.

Zmniejszenie liczby oczywistych pytań i zbędnych telefonów

Wątpliwości w stylu “czy wniosek jest już zatwierdzony, czy mogę odebrać środki, czy zaakceptowano rozliczenie?” przestają mieć miejsce ponieważ zainteresowani mogą znaleźć odpowiedzi na nie szybko i łatwo w aplikacji.

Zaprzestanie żmudnego wyszukiwania informacji

Gdzie jest e-mail z biletami, na kogo zrobiono rezerwację, gdzie zarezerwowano mi hotel? Wszystkie informacje związane z delegacją są w jednym miejscu, a nie rozsiane pomiędzy różnymi silosami danych.

Automatyzacja łączenia danych

Wysyłanie skanów dokumentów kosztowych wprost do aplikacji, z dowolnej lokalizacji, z poziomu skanera lub telefonu komórkowego. Nie musisz skanować na dysk, zapisywać, podpinać, itp.

Automatyzacja rozliczeń

Nikt nie rozlicza delegacji ręcznie, rozliczenia generują się automatycznie zgodnie z przyjętym algorytmem. Zapomnij o przepisywaniu danych do arkusza kalkulacyjnego. Rozliczenie zostanie wygenerowane i podpięte jako załącznik do delegacji. W każdej chwili możesz je wydrukować (jeśli musisz).

Brak przepisywania danych

Rozliczenie delegacji może przenosić się bezpośrednio do systemu obiegu dokumentów kosztowych lub wprost do ERP (wraz z ewentualną dekretacją kosztów).

Błyskawiczne i dostępne ad-hoc raporty

Delegacje wg krajów i miesięcy, delegacje z kosztami, zaliczki oczekujące na wypłatę wg dni. Wielowymiarowe zestawienia z bogatym zestawem filtrów dostępne są bezpośrednio w aplikacji z możliwością eksportu do akruszy kalkulacyjnych.

Opcjonalne integracje z innymi modułami i systemami

Np. możliwość importu rozliczeń kart kredytowych z homebankingu pozwala szybciej porządkować wydatki i wiązać je z delegacjami.

Uzyskuj natychmiastowe odpowiedzi na typowe pytania dotyczące delegacji

Jak wiele czasu spędzają moich handlowcy/inżynierowie w podróżach służbowych?
Jakie są koszty podróży służbowych najbardziej/najmniej efektywnych pracowników?
Kto generuje najbardziej kosztowne podróże służbowe?
Gdzie są wąskie gardła w akceptacji i rozliczaniu podróży służbowych?
Jak wiele podróży do Niemiec i Japonii mieliśmy w ostatnim miesiącu?
Kto wybiera się do Wielkiej Brytanii w przyszłym miesiącu?
Które z województw jest najczęściej odwiedzane przez naszych handlowców?

Delegacje