Zapotrzebowanie jest z reguły prostym procesem, w ramach którego pracownicy zgłaszają swoje potrzeby, a ich przełożeni je akceptują.Następnie osoby odpowiedzialne za dany rodzaj zasobów decydują czy daną pozycję zapotrzebowania włączyć do zamówienia, czy też można potrzebę zaspokoić z zasobów wewnętrznych.

Formularz zapotrzebowania (z ang. PR - Purchase Requistion) również powinien być prosty i samoobsługowy. Najlepiej, gdyby sam podpowiadał produkty, które możemy zamawiać (tam, gdzie mamy podpisane stosowne umowy i być może integrację) i realizować koncepcję samoobsługowych zakupów (self-procurement).Zdarzają się jednak firmy, gdzie wskazanie potencjalnego dostawcy oraz predekretacja kosztów realizowana jest już na etapie zapotrzebowania.

System powinien wspierać i optymalizować procesy zakupowe. Jeśli zatem z wielu działów spływają zapotrzebowania na laptopy to dział IT odpowiedzialny za tego typu zakupy, powinien móc zebrać wszystkie zapotrzebowania na laptopy i złożyć je zbiorczo, by móc wynegocjować lepszą cenę lub kupić je jako zestawy komputerowe wraz z monitorami (na stan, do magazynu). W ten sposób zapotrzebowania.

System ma nie tylko automatyzować czynności, ale również wspierać komunikację. Stąd zakładka notatki, która ułatwia prowadzenie dyskusji w formacie forum (pytanie - odpowiedź - odpowiedź do odpowiedzi / nowy wątek) z możliwością dodawania e-mail, załączników.To jednak nie rozwiązuje wszystkich problemów. Osoba składająca zapotrzebowanie ma do niego dostęp w systemie. Jednak zamówienie może powstać z wielu zapotrzebowań albo tylko z wybranych pozycji zapotrzebowań. Autor zapotrzebowania (lub osoba będąca jego beneficjentem) nie koniecznie będzie dysponować uprawnieniami zapewniającymi dostęp do zamówienia. Zatem nie będzie wiedzieć, czy towary, na które składano zapotrzebowanie zostały zamówione. W tym celu na zapotrzebowaniu znajdują się sekcje i pola, które pozwalają osobie realizującej zamówienie komunikować postęp prac osobom związanym z zapotrzebowaniem.Przy każdej pozycji znajduje się znacznik wskazujący czy pozycja zapotrzebowania została włączona do jakiegoś zamówienia. Dostępne są również pola wskazujące przewidywany termin dostawy produktów wskazanych na zamówieniu. W ten sposób eliminujemy większość potrzeb komunikacji bezpośredniej, tj. telefonów i e-maili. Niezbędna komunikacja odbywa się w kontekście obiektów (zapotrzebowań, zamówień), których dotyczy.Możliwe jest również wpięcie w kontekst danego dokumentu mechanizmów chatu wykorzystywanego przez Twoją firmę lub udostępnianego jako rozszerzenie platformy XANT.